POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Cette politique décrit la collecte, l’utilisation et/ou la communication de renseignements personnels par Fleettel inc..
Elle régit le comportement des employés et des agents agissant au nom de Fleettel inc. lorsqu’ils traitent des renseignements personnels. Il fournit des procédures d’accès et de rectification des renseignements personnels.
Les renseignements personnels comprennent des renseignements sur une personne identifiable, présentés sous quelque forme que ce soit, tels que: âge, Nom, Numéro(s) D’identification, revenu, origine ethnique, opinions, évaluations, statut social, mesures disciplinaires, dossiers de crédit, dossiers de prêt, dossiers médicaux.
Les renseignements personnels n’incluent pas le nom, titre, adresse et numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.
La politique sur la protection des renseignements personnels de Fleettel inc. est adoptée en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et entre en vigueur le 1er janvier 2001.
CLAUSE 1 – RESPONSABILITÉ
Fleettel inc. est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et désignera une ou plusieurs personnes responsables de la conformité de l’organisation aux Clauses suivantes.
Fleettel inc. est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements qui ont été transférés à un tiers pour traitement. Fleettel inc. utilisera des moyens contractuels ou autres pour fournir un niveau de protection comparable pendant que les renseignements sont traités par un tiers.
Fleettel inc. mettra en œuvre des politiques et des pratiques pour donner effet aux Clauses, notamment:
- a) mettre en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels;
b) Établir des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y répondre;
c) Former le personnel et communiquer au personnel de l’information sur les politiques et les pratiques de Fleettel inc.;
d) Élaborer de l’information pour expliquer les politiques et les procédures de Fleettel inc..
CLAUSE 2 – IDENTIFICATION DES FINS
Fleettel inc. déterminera les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de la collecte.
2.1 Fleettel inc. recueille des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes (“fins identifiées”):
(a) Pour fournir des services et / ou des produits à ses clients;
(b) Maintenir des relations commerciales et communiquer avec ses clients (ce qui comprend, mais sans s’y limiter: facturation, perception, publicité, promotion, vérification de Compte);
(c) Identifier les besoins et/ou les préférences des clients;
(d) Satisfaire aux exigences légales et réglementaires;
(e) Pour administrer et gérer ses opérations commerciales
2.2 Fleettel inc. fournira un avis des fins déterminées, soit oralement, électroniquement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels.
2.3 Les Personnes qui recueillent les renseignements personnels seront en mesure d’expliquer aux individus les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis.
2.4 Lorsque les renseignements personnels recueillis seront utilisés à des fins non précisées antérieurement, le nouvel objectif sera d’être identifié avant l’utilisation. À moins que la nouvelle fin ne soit exigée par la loi, Fleettel inc. obtiendra le consentement de la personne avant que les renseignements ne soient utilisés à cette nouvelle fin.
CLAUSE 3 – CONSENTEMENT
La connaissance et le consentement de la personne sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.
3.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués sans le consentement de l’individu. Par exemple, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il peut être impossible ou peu pratique de demander le consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis à des fins de détection et de prévention de la fraude ou d’application de la loi, le fait de demander le consentement de la personne peut aller à l’encontre du but de la collecte des renseignements. Demander le consentement peut être impossible ou inapproprié lorsqu’une situation d’urgence menace la vie, la santé ou la sécurité de la personne, ou lorsque la personne est mineure, gravement malade ou mentalement incapable. Dans d’autres cas, l’information peut être accessible au public. De plus, Fleettel inc. peut fournir des renseignements personnels à son avocat ou à son mandataire afin de recouvrer une dette, de se conformer à une assignation, à un mandat ou à une autre ordonnance d’un tribunal, à une institution fédérale qui demande les renseignements en vertu d’une autorisation légale ou de toute autre disposition de la loi.
3.2 Fleettel inc. demandera généralement le consentement pour l’utilisation ou la divulgation des renseignements au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, le consentement relatif à l’utilisation ou à la communication peut être demandé après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (par exemple, lorsque Fleettel inc. souhaite utiliser des renseignements à des fins non identifiées précédemment).
3.3 Fleettel inc. fera un effort raisonnable pour s’assurer que la personne est informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit valable, les fins seront exposées de telle façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués.
3.4 Fleettel inc. n’exigera pas, à titre de condition de la fourniture d’un produit ou d’un service, qu’une personne consente à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements autres que ceux requis pour atteindre les fins explicitement spécifiées et légitimes.
3.5 La forme de consentement demandée par Fleettel inc. peut varier selon les circonstances et le type de renseignements communiqués. Pour déterminer la forme de consentement à l’utilisation, Fleettel inc. tiendra compte de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne. Un représentant autorisé (comme un tuteur légal ou une personne détenant une procuration) peut également donner son consentement.
Fleettel inc. sollicitera le consentement exprès lorsque les renseignements sont susceptibles d’être considérés comme sensibles.
Le consentement implicite sera généralement approprié lorsque les renseignements sont moins sensibles. L’utilisation de produits ou de services par un client ou l’acceptation d’un emploi par un employé sera considéré comme un consentement implicite à recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels aux fins déterminées.
3.6 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Fleettel inc. informera la personne des conséquences d’un tel retrait. Pour retirer son consentement, une personne doit en aviser Fleettel inc. par écrit.
3.7 En ce qui concerne les renseignements personnels déjà recueillis par Fleettel inc. avant la publication de la présente Politique de Confidentialité, cette politique constituera un avis raisonnable aux clients et employés actuels de Fleettel inc. des fins et des utilisations pour lesquelles ces renseignements personnels ont été recueillis. Si une personne s’oppose à ces utilisations ou divulgations continues, son consentement peut être retiré sur avis écrit à Fleettel inc..
CLAUSE 4 – COLLECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La collecte de renseignements personnels se limitera à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par Fleettel inc.. Les renseignements seront recueillis par des moyens justes et licites.
4.1 Fleettel inc. recueille des renseignements personnels auprès de ses clients et de ses employés aux fins décrites à la clause 2.
4.2 Fleettel inc. peut également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers tels que des bureaux de crédit, des employeurs ou des références personnelles ou d’autres tiers qui affirment avoir le droit de divulguer ces renseignements.
4.3 En connexion de ses activités Internet, Fleettel inc. peut utiliser un ” témoins.” pour recueillir certains renseignements qu’elle utilise pour suivre les habitudes des utilisateurs sur son (ses) site (s) web. Un témoin est un fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur d’un utilisateur, mais pas une personne en particulier. Un témoin ne permet pas d’identifier une personne. De plus, Fleettel inc. n’utilise pas de témoins en combinaison avec d’autres informations pour obtenir des informations personnelles identifiables. Si une personne ne souhaite pas utiliser de témoins, elle peut réinitialiser son navigateur pour fournir une notification ou refuser d’accepter les témoins.
CLAUSE 5 – LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou comme l’exige la loi. Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins.
5.1 Fleettel inc. peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement dans certaines circonstances décrites à l’Article 3.1.
5.2 Fleettel inc. peut divulguer les renseignements personnels d’un client à:
(a) une autre compagnie de télécommunications pour la fourniture de services de télécommunications à ce client;
(b) une entreprise impliquée dans la fourniture de services d’annuaire de communications;
(c) une personne impliquée dans le développement, la promotion, la commercialisation ou l’amélioration des services de Fleettel inc.;
(d) une agence de recouvrement de crédit;
(e) les services d’urgence dans une situation d’urgence;
(f) une personne qui, de l’avis raisonnable de Fleettel inc., est un mandataire du client;
(g) tout autre tiers, sur réception du consentement du client ou tel que requis par la loi.
5.3 Fleettel inc. peut divulguer les renseignements personnels d’un employé dans les circonstances suivantes:
(a) dans l’administration de ses avantages;
(b) en fournissant des références aux employeurs potentiels, sur réception du consentement de l’employé;
(c) qui peut être requis par la loi.
5.4 Certains employés de Fleettel inc. peuvent avoir accès aux renseignements sur les clients et/ou les employés dans la mesure où leurs fonctions l’exigent à des fins commerciales. Les employés de Fleettel inc. sont régis par une entente de non-divulgation interdisant la divulgation ou l’utilisation de renseignements confidentiels ou personnels à des fins autres que les fins commerciales énoncées.
5.5 Fleettel inc. conservera les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins identifiées ou comme l’exige la loi.
5.6 Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins identifiées seront détruits, effacés ou rendus anonymes conformément aux lignes directrices et procédures établies par Fleettel inc..
CLAUSE 6 – PRÉCISION
Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles il est utilisé.
6.1 La mesure dans laquelle les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour dépendra de l’utilisation de l’information, en tenant pas compte des intérêts de l’individu. Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés puissent être utilisés pour prendre une décision au sujet de la personne.
6.2 Fleettel inc. ne mettra pas systématiquement à jour les renseignements personnels à moins qu’un tel processus ne soit nécessaire pour répondre aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis.
6.3 Les renseignements personnels qui sont utilisés de façon continue, y compris les renseignements qui sont communiqués à des tiers, devraient généralement être exacts et à jour, à moins que les limites à l’exigence d’exactitude ne soient clairement énoncées.
CLAUSE 7 – PRÉCAUTION
Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements.
7.1 Fleettel inc. protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. La nature des mesures de protection variera en fonction de la sensibilité de l’information recueillie, de la quantité, de la distribution et du format de l’information ainsi que de la méthode de stockage.
7.2 Fleettel inc. protège tous les renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ils sont conservés. Les méthodes de protection comprennent:
(a) mesures matérielles, telles que les classeurs verrouillés et l’accès restreint aux bureaux;
(b) mesures organisationnelles, telles que les habilitations de sécurité et la limitation de l’accès sur la base du ” besoin de savoir” ;
(c) mesures technologiques, comme l’utilisation de mots de passe et le chiffrement
7.3 Fleettel inc. sensibilise ses employés à l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels. Les employés de Fleettel inc. sont régis par une entente de non-divulgation interdisant la divulgation ou l’utilisation de renseignements confidentiels ou personnels à des fins autres que les fins commerciales énoncées.
7.4 Fleettel inc. fera preuve de prudence lors de l’élimination ou de la destruction des renseignements personnels afin d’empêcher les parties non autorisées d’y avoir accès.
CLAUSE 8 – OUVERTURE
Fleettel inc. mettra facilement à la disposition des particuliers des renseignements précis sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
8.1 Fleettel inc. rendra ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels facilement compréhensibles et accessibles, en fournissant sur demande:
(a) les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par Fleettel inc.; et
(b) une description du type de renseignements détenus par Fleettel inc. et/ou ses filiales, y compris un compte rendu général de son utilisation.
8.2 Fleettel inc. rendra cette politique de confidentialité disponible en ligne, par la poste ou sous forme de brochure à son établissement. De plus, les représentants du service à la clientèle de Fleettel inc. seront formés pour répondre aux demandes au numéro de téléphone sans frais du service à la clientèle de Fleettel inc..
CLAUSE 9 – ACCÈS INDIVIDUEL
Sur demande, une personne sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et accès à l’information. Une personne sera en mesure de contester l’exactitude et l’exhaustivité des informations et de les modifier.
9.1 Sur demande, Fleettel inc. d’informer une personne que l’organisme détient des renseignements personnels sur la personne, et fournit une occasion raisonnable d’examiner les renseignements personnels dans son dossier.
9.2 Fleettel inc. permettra à la personne d’accéder à ses renseignements personnels Une fois qu’elle aura fourni à Fleettel inc. une demande écrite. Fleettel inc. mettra l’application à la disposition des clients par L’intermédiaire des représentants du service à la clientèle et des employés par l’intermédiaire du Département des Ressources Humaines. La demande comprendra suffisamment de renseignements pour permettre à Fleettel inc. de fournir un compte rendu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation à des tiers de ces renseignements personnels. Fleettel inc. utilisera l’application uniquement à cette fin.
9.3 Fleettel inc. répondra à une demande d’accès individuel aux renseignements personnels dans un délai raisonnable, ou à peu de frais à la personne. Les renseignements demandés seront fournis sous une forme généralement compréhensible.
9.4 Fleettel inc. fournira le compte le plus précis possible des tiers auxquels elle a communiqué des renseignements personnels sur une personne. Lorsqu’il n’est pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles elle a effectivement divulgué des renseignements sur une personne, Fleettel inc. fournira une liste des organisations auxquelles elle peut avoir divulgué des renseignements sur la personne.
9.5 5 dans certains cas, Fleettel inc. ne sera pas en mesure de fournir à L’individu l’accès à ses renseignements personnels. Par exemple, Fleettel inc. ne donnera pas accès à l’information lorsque l’information demandée est d’un coût prohibitif à fournir; lorsque l’information contient des références à d’autres personnes; lorsque l’information ne peut être divulguée pour des raisons de droit, de sécurité ou de propriété commerciale; lorsque l’information est assujettie au privilège avocat-client ou litige; ou lorsque l’information peut le mieux être obtenue d’une autre source (par exemple, par l’intermédiaire d’un médecin). Dans chaque cas, Fleettel inc. fournira des raisons pour refuser l’accès aux renseignements personnels.
9.6 Lorsqu’une personne démontre l’inexactitude ou le caractère incomplet des renseignements personnels, Fleettel inc. modifiera les informations nécessaires. Selon la nature de l’information contestée, la modification implique la rectification, la suppression ou l’ajout d’informations. Le cas échéant, les renseignements modifiés seront transmis à des tiers ayant accès aux renseignements en question.
9.7 Lorsqu’une contestation n’est pas résolue à la satisfaction de L’individu, Fleettel inc. enregistrera la substance de la contestation non résolue. Cas échéant, l’existence de la contestation sera transmise à des tiers ayant accès aux renseignements en question.
CLAUSE 10 – CONTESTER LA CONFORMITÉ
Une personne sera en mesure de répondre à un défi concernant le respect des Clauses ci-dessus à Fleettel inc..
10.1 Fleettel inc. maintiendra des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques relatives au traitement des renseignements personnels. Fleettel inc. mettra tout en œuvre pour s’assurer que ses procédures sont facilement accessibles et simples à utiliser.
10.2 Fleettel inc. informera les personnes qui font des enquêtes ou déposent des plaintes de l’existence de procédures de plainte pertinentes.
10.3 La ou les personnes responsables de la conformité à la présente politique de confidentialité peuvent demander des conseils externes, le cas échéant, avant de fournir une réponse finale aux plaintes individuelles.
10.4 Fleettel inc. enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée justifiée, Fleettel inc. prendra les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et pratiques.
La Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels dans le secteur commercial.
En vertu de la loi, Fleettel inc. est tenue de respecter dix clauses de confidentialité énoncées dans la norme nationale du Canada, code type pour la protection des renseignements personnels.